P1. Installazione del programma
L'istallazione di ORA è il primo passo necessario per poter iniziare a utilizzare il sistema. ORA verrà installato tramite il CMS Joomla! e verrà creato un nuovo database che permetterà di gestire tutta la logica del sistema.
L'istallazione di ORA può essere fatta in differenti modi:
- come un nuovo sito web al quale i clienti sono reindirizzati tramite un link dal sito principale
- integrato in un box all'interno del sito principale (in questo caso è necessaria una grafica personalizzata, in linea con quella del sito principale)
- installato come componente in un sito già costruito in Joomla!
Leggi tutto riguardo all'istallazione
Caratteristiche
Il punto 'P1' rappresenta il nucleo di ORA e contiene tutte le funzionalità necessarie per:
- definire tutti i tipi di attività e di clienti
- organizzare le attività giornaliere tramite un calendario gestire prenotazioni online da parte dei clienti, senza il pagamento di una caparra
- registrare tutti i pagamenti ricevuti per ogni prenotazione
P2. Sistema di conferma tramite un gateway di pagamento
Introduzione
Il servizio web che permette di ricevere pagamenti online è chiamato “gateway”.
Generalmente, un gateway come PayPal è in grado di accettare ogni possibile sistema di pagamento. In ogni caso, altri gateway possono essere aggiunti così da permettere al cliente di poter scegliere quello che preferisce.
I gateway di pagamento, come tutte le transazioni con carta di credito, richiedono una piccola di percentuale sugli importi spesi come trattenuta per il servizio. Sono al momento supportati:
- Paypal (advanced e normale)
- banca Sella
- Stripe
- Unicredit
- Nexi
- Nets
- Satispay
- Sumup
Caratteristiche
Questo plug-in apre la possibilità di chiedere ai clienti il pagamento di una caparra per confermare la loro prenotazione. Con almeno un gateway installato, dunque,la conferma delle prenotazioni è supportata da un pagamento (aspetto importante nel web).
La notifica dell'avvenuto pagamento confermerà la relativa prenotazione e l'amministrazione riceverà una mail con i dati del pagamento.
P3. Newsletter
Tutti i clienti che inseriscono sul sito il loro indirizzo e-mail e accettano le “Condizioni di utilizzo” saranno aggiunti a una mailing list.
L'amministrazione può così creare delle newsletter da inviare a tutti i clienti. L'amministrazione potrà inoltre definire diverse liste di invio per personalizzare la comunicazione verso gli utenti. Il sistema di newsletter è completamente integrato in ORA e permette di monitorare i processi di invio. Questo è un importantissimo strumento per mantenere il contatto con i Vostri clienti e far fruttare campagne marketing specifiche.
P4. Contabilità
Questo plug-in permette di registrare tutti i pagamenti ricevuti ed effettuati e ottenere un resoconto giornaliero, che potrà essere stampato. Tale resoconto mostrerà l'elenco di tutti i pagamenti per i quali sia stata emessa una ricevuta/fattura. Nella stampa sono specificati i subtotali dei pagamenti effettuati online, in contanti e tramite carta di credito. Data e numero di fattura sono indicati nella fattura stessa.
ORA può fungere anche da gestionale contabile per SSD o ASD per una gestione di tutti i pagamenti in entrata e in uscita. È possibile avere dei resoconti di prima nota con tutte le uscite e le entrate esportabile su file.
Questa funzione può quindi sostituire ogni sistema di cassa per l'emissione di ricevute e fatture fiscali. Un tipo 'base' di fattura è compreso in questo plug-in. È possibile creare ogni modello di ricevuta per adattarsi ad ogni sistema; per personalizzazioni vedere G1.
P5. Multi-lingua
Con questo plug-in la lingua del sito può essere cambiata con un semplice click su un pulsante a bandierina. Ciò rende il sistema di prenotazioni assai semplice, anche per quei clienti che hanno difficoltà a capire la lingua parlata all'ufficio del centro. Al momento Italiano, Inglese, Spagnolo, Portoghese, Francese, Tedesco, Norvegese e Olandese sono supportati di default;
Dettagli tecnici
È possibile aggiungere lingue a scelta traducendo manualmente, o con strumenti automatici i testi di ORA. Tutti i testi sono modificabili dell'amministratore facilmente tramite una specifica sezione dedicata.P6. Tesseramento
Questa funzionalità consente di gestire un tesseramento annuale dei clienti in base alla politica di ciascuna compagnia. L'amministrazione potrà visualizzare e modificare lo stato del tesseramento per ogni cliente. Generalmente, questa funzione necessita di essere associata al supporto che permette di registrare i dati di tutti i partecipanti a una certa attività (P13).
Questa funzionalità risulta anche molto utile per le Società sportive Dilettantistiche che devono tesserare i propri soci e gestire un database utenti e soci. Fatture o ricevute separate possono essere emesse per il tesseramento.
Dal 2022 è possibile tesserare in modo completamente automatico alla Firaft per determinate tipologie di attività.
P7. Servizi extra
Questo plug-in consente all'amministrazione di offrire servizi extra insieme alle attività. Ad esempio, i clienti potrebbero prenotare una certa attività e decidere di acquistare il pranzo ad essa collegata.
I servizi extra possono richiedere o meno il pagamento di una caparra. L'amministrazione può definire un numero infinito di servizi extra da offrire ai clienti; è inoltre possibile associare la loro disponibilità a un numero definito di attività.
P8. Notifiche ai clienti
Con questo plug-in aggiuntivo è possibile inviare messaggi di testo (sms) ed e-mail a qualunque gruppo di prenotazioni o utenti. Ad esempio, si può inviare un sms a tutti i clienti che hanno prenotato una determinata attività in un certo giorno. Possono essere anche configurati dei messaggi di compleanno da inviare agli utenti per informarli di eventuali promozioni!
L'invio di messaggi di testo può essere personalizzato per ogni tipo di evento sul gestionale.
Messaggi di testo
Tutti gli sms vengono inviati tramite un servizio esterno chiamato “Skebby SMS”. Il costo di ciascun sms è di circa 6-8 centesimi di euro ed è a carico della compagnia.
P9. Visualizzazioni avanzate delle attività
Di default i clienti possono visualizzare le attività in programma per:
- Giornata: ogni attività contiene una breve descrizione, un'icona, l'orario, il prezzo e la disponibilità.
- Calendario: mostra in formato calendario le attività in programma per il mese selezionato
Con questo supporto è possibile personalizzare più viste dividendo le attività suddivise per categorie e collegare il booking online con pagine diverse.
P10. Supporto per agenzie turistiche
ORA offre la possibilità di aprire il sistema di prenotazione alle agenzie turistiche, aspetto che può favorire un grosso incremento dei guadagni dei centri di attività.
Questo plug-in permette di definire un account speciale per le agenzie, così che esse possano effettuare prenotazioni direttamente sul vostro booking. Le agenzie possono quindi stampare direttamente ai clienti il 'biglietto' per l'attività prenotata. Una percentuale del valore della prenotazione verrà calcolata così da poter corrispondere all'agenzia la dovuta commissione.
Sono possibili diversi metodi di riconoscimento commissioni alle agenzie o agli alberghi che utilizzano il sistema per prenotare direttamente le vostre attività.
P11. Organizzatore delle attività e sistema di compenso ai lavoratori
Questo plug-in è in grado di sostituire tutti i fogli o le lavagne solitamente utilizzati per pianificare e gestire le attività. Guide, autisti e qualunque altro tipo di lavoratore può essere definito per ciascuna attività. Tali informazioni possono poi essere usate in vari modi:
- stampare un foglio dettagliato per il trip leader o responsabile dell'attività
- calcolare i compensi per tutti i lavoratori
- creare una lavagna digitale, aggiornabile in tempo reale
- creare un'area riservata dove i lavoratori possano controllare le loro attività passate e future
È inoltre possibile creare calendari di disponibilità dei lavoratori per avere sempre sotto controllo il personale a disposizione.
Per i centri rafting, è anche prevista una speciale funzione che permette di associare automaticamente i clienti e i gruppi alle guide, pur avendo sempre la possibilità di apportare modifiche manuali.
P12. Codici di sconto
Una forte politica pubblicitaria può essere condotta tramite l'utilizzo di codici di sconto. Tali codici possono essere generati dall'amministrazione e spediti via mail agli utenti; inoltre, possono essere personalizzati, ad esempio con differenti valori in base a intervalli temporali, data di scadenza, numero minimo di prenotazioni.
Voucher
Con il supporto dei codici di sconto si possono attivare voucher stampabili e vendibili singolarmente. I clienti potranno regalare questi buoni per le attività a amici o parenti, fornendo loro un codice di sconto speciale che permetterà di prenotare senza ulteriori spese o con sconti percentuali. (Per attivare i voucher è necessario aver attivo anche il supporto P7).
P13. Supporto per la registrazione dei dati di tutti i partecipanti
Se, per qualsiasi ragione, la compagnia necessita di registrare i dati personali di tutti i partecipanti alle attività, questo plug-in consente di farlo in modo assai semplice.
Durante i passaggi della prenotazione il cliente può inserire i dati di tutti i partecipanti. Sono possibili varie configurazioni:
- i clienti devono inserire tutti i dati prima del pagamento di conferma
- i clienti che stanno prenotando per un elevato numero di persone possono inserire i dati successivamente o una volta arrivati al centro
- chi sta effettuando la prenotazione può inviare una mail a tutti i partecipanti con un link che permetta loro di inserire i propri dati
La migliore opzione deve essere definita sulla base della politica di ciascuna compagnia.
P14. Vendita foto e Video
Questo plug-in permette ai clienti di accedere al sito una volta terminata l'attività, effettuare un log-in e accedere a un'area personale dove poter vedere e acquistare le proprie foto/video. Tale funzione rappresenta uno strumento estremamente potente per l'incremento della vendita di foto ai clienti. Le foto saranno disponibili al cliente in diversi formati con o senza un watermark con il vostro logo.
Requisiti
Le foto sono vendute tramite il gateway installato in ORA, quindi lo sviluppo del punto P2 è necessario. Un numero elevato di foto necessita di un server che abbia uno spazio su disco di almeno 500 GB. Ciò potrebbe richiedere un aggiornamento del contratto di web-hosting.
P15. Pick-up
Questo plug-in consente ai clienti di richiedere un pick-up prima dell'attività ad uno specifico indirizzo. In fase di prenotazione viene creato un nuovo step per chiedere al cliente se e dove, necessita di pick-up. Sono disponibili diverse possibilità per la scelta del luogo di incontro:
- Custom dal cliente
- lista di hotel o punti di interesse
- mappa con marker selezionabili
P16. Integrazione Social Network
Questo plug-in consente ai clienti di pubblicare la loro prenotazione su Facebook. Il cliente pubblicherà con un solo click la sua prenotazione con data, ora, tipo di attività e icona sul suo profilo per fare sapere agli amici cosa ha in programma.
P17. Gestione risorse
Se hai bisogno di gestire le disponibilità delle attività in base alle risorse del tuo centro, è possibile calcolare le disponibilità online in base alle risorse disponibili (tolte quelle già impegnate in altre attività contemporanee). Si possono configurare le risorse su un calendario personalizzato in modo da avere sempre la reale disponibilità online per il pubblico e per l'amministrazione.
Sviluppi grafici
Gli sviluppi grafici costituiscono modifiche personalizzate da apportare al sito. Ogni modifica richiede un minimo di tempo per essere effettuata, poiché oltre al suo sviluppo è necessario testarla in tutti i browser più importanti.
G1. Fatture personalizzate
Per stampare una fattura particolare, ad esempio con un formato differente, è possibile richiedere una personalizzazione delle ricevute.
ORA può essere integrato con diversi gestionali di fatturazione elettronica come Fattura24 o MyFoglio che permettano l'accesso a gestionali esterni. Verranno inviati ordini di fattura precompilati con descrizioni, prezzi e anagrafiche e l'unica operazione da fare sarà inviare la fattura allo SdI.
G2. Grafica personalizzata per il sistema di prenotazioni
Di default ORA presenta uno sfondo bianco con testi in nero e in grigio. Titoli e bottoni sono generalmente blu o rossi. Se la grafica di base dovesse stonare con quella del sito principale, questa personalizzazione rende il sistema di prenotazioni ORA visivamente integrato con il sito principale. Stili di testo e colori di sfondo vengono modificati così da assimilarli a quelli del sito.
Il nuovo “vestito” di ORA darà ai clienti la sensazione rassicurante di rimanere nello stesso ambiente noto, anche quando saranno reindirizzati al sito di prenotazioni.
Le modifiche comprese in questa funzione riguardano solo le visualizzazioni rivolte al pubblico, mentre lato amministrazione rimane la grafica di default. Le possibili personalizzazioni riguardano colori, finestre e bordi, stili e dimensione dei testi.
Altri sviluppi personalizzati
ORA è un sito assai potente e altamente flessibile. In ogni caso, è sempre possibile richiedere sviluppi speciali per meglio rispondere alle esigenze di ogni compagnia. Tempo e costi relativi a ciascun nuovo sviluppo dovranno essere concordati con il project manager.