P1. Installazione del programma

L'istallazione di ORA è il primo passo necessario per poter iniziare a utilizzare il sistema. ORA verrà installato tramite il CMS Joomla! e verrà creato un nuovo database che permetterà di gestire tutta la logica del sistema.
L'istallazione di ORA può essere fatta in differenti modi:
- come un nuovo sito web al quale i clienti sono reindirizzati tramite un link dal sito principale
- integrato in un box all'interno del sito principale (in questo caso è necessaria una grafica personalizzata, in linea con quella del sito principale)
- installato come componente in un sito già costruito in Joomla!

Leggi tutto rigurado all'istallazione

Caratteristiche

Il punto 'P1' rappresenta il nucleo di ORA e contiene tutte le funzionalità necessarie per:
- definire tutti i tipi di attività e di clienti
- organizzare le attività giornaliere tramite un calendario gestire prenotazioni online da parte dei clienti, senza il pagamento di una caparra
- registrare tutti i pagamenti ricevuti per ogni prenotazione

P2. Sistema di conferma tramite un gateway di pagamento

Introduzione

Il servizio web che permette di ricevere pagamenti online è chiamato “gateway”.
Generalmente, un gateway come PayPal è in grado di accettare ogni possibile sistema di pagamento. In ogni caso, altri gateway possono essere aggiunti così da permettere al cliente di poter scegliere quello che preferisce.

I gateway di pagamento, come tutte le transazioni con carta di credito, richiedono una piccola di percentuale sugli importi spesi come trattuta per il servizio.

Caratteristiche

Questo plug-in apre la possibilità di chiedere ai clienti il pagamento di una caparra per confermare la loro prenotazione. Con almeno un gateway installato, dunque,la conferma delle prenotazioni è supportata da un pagamento (aspetto importante nel web).
La notifica dell'avvenuto pagamento confermerà la relativa prenotazione e l'amministrazione riceverà una mail con i dati del pagamento.

P3. Newsletter

Tutti i clienti che inseriscono sul sito il loro indirizzo e-mail e accettano le “Condizioni di utilizzo” saranno aggiunti a una mailing list.
L'amministrazione può così creare delle newsletter da inviare a tutti i clienti. L'amministrazione potrà inoltre definire diverse liste di invio per personalizzare la comunicazione verso gli utenti. Il sistema di newsletter è completamente integrato in ORA e permette di monitorare i processi di invio. Questo è un importantissimo strumento per mantenere il contatto con i Vostri clienti e far fruttare campagne marketing specifiche.

P4. Contabilità

Questo plug-in permette di registrare tutti i pagamenti ricevuti ed effettuati e ottenere un resoconto giornaliero, che potrà essere stampato. Tale resoconto mostrerà l'elenco di tutti i pagamenti per i quali sia stata emessa una ricevuta/fattura. Nella stampa sono specificati i subtotali dei pagamenti effettuati online, in contanti e tramite carta di credito. Data e numero di fattura sono indicati nella fattura stessa.

Questa funzione può quindi sostituire ogni sistema di cassa per l'emissione di ricevute e fatture fiscali. Un tipo 'base' di fattura è compreso in questo plug-in. È possibile creare ogni modello di ricevuta per adattarsi ad ogni sistema; per personalizzazioni vedere G1.

P5. Multi-lingua

Con questo plug-in la lingua del sito può essere cambiata con un semplice click su un pulsante a bandierina. Ciò rende il sistema di prenotazioni assai semplice, anche per quei clienti che hanno difficoltà a capire la lingua parlata all'ufficio del centro. Al momento Italiano, Inglese, Spagnolo, Portoghese, Francese, Tedesco e Olandese sono supportati di default; 

Dettagli tecnici

È possibile aggiungere lingue a scelta traducendo manualmente, o con strumenti automatici i testi di ORA. Tutti i testi sono modificabili dell'amministratore facilmente tramite una specifica sezione dedicata.

P6. Tesseramento

Questa funzionalità consente di gestire un tesseramento annuale dei clienti in base alla politica di ciascuna compagnia. L'amministazione potrà visualizzare e modificare lo stato del tesseramento per ogni cliente. Generalmente, questa funzione necessita di essere associata al supporto che permette di registrare i dati di tutti i partecipanti a una certa attività (P13).

Questa funzionalità risulta anche molto utile per le Società sportive Dilettantistiche che devono tesserare i propri soci e gestire un database utenti e soci. Fatture o ricevute separate possono essere emesse per il tesseramento.

P7. Servizi extra

Questo plug-in consente all'amministrazione di offrire servizi extra insieme alle attività. Ad esempio, i clienti potrebbero prenotare una certa attività e decidere di acquistare il pranzo ad essa collegata.

I servizi extra possono richiedere o meno il pagamento di una caparra. L'amministrazione può definire un numero infinito di servizi extra da offrire ai clienti; è inoltre possibile associare la loro disponibilità a un numero definito di attività.

P8. Notifiche ai clienti

Con questo plug-in aggiuntivo è possibile inviare messaggi di testo (sms) ed e-mail a qualunque gruppo di prenotazioni o utenti. Ad esempio, si può inviare un sms a tutti i clienti che hanno prenotato una determinata attività in un certo giorno. Possono essere anche configurati dei messaggi di compleanno da inviare agli utenti per informarli di eventuali promozioni!

L'invio di messaggi di testo può essere personalizzato per ogni tipo di evento sul gestionale.

Messaggi di testo

Tutti gli sms vengono inviati tramite un servizio esterno chiamato “Skebby SMS”. Il costo di ciascun sms è di circa 6-8 centesimi di euro ed è a carico della compagnia.

P9. Visualizzazioni avanzate delle attività

Di default i clienti possono visualizzare una lista di attività per ogni giorno. Ogni attività contiene una breve descrizione, un'icona, l'orario, il prezzo e la disponibilità.
Questo plug-in consente ai clienti di scegliere tra due visualizzazioni ulteriori:
-visione calendario, che mostra il giorno precedente e i due giorni successivi
-visione calendario per attività, che mostra i quattro giorni successivi in cui la attività desiderata è disponibile
Questa funzione può aiutare l'utente a trovare l'attività che lui/lei stava cercando, riducendo il numero di click e il tempo di ricerca dell'attività desiderata.

P10. Supporto per agenzie turistiche

ORA offre la possibilità di aprire il sistema di prenotazione alle agenzie turistiche, aspetto che può favorire un grosso incremento dei guadagni dei centri di attività.

Questo plug-in permette di definire un account speciale per le agenzie, così che esse possano effettuare prenotazioni direttamente sul vostro database. Le agenzie possono quindi stampare direttamente ai clienti il 'biglietto' per l'attività prenotata. Una percentuale del valore della prenotazione verrà calcolata così da poter corrispondere all'agenzia la dovuta commissione.

P11. Organizzatore delle attività e sistema di compenso ai lavoratori

Questo plug-in è in grado di sostituire tutti i fogli o le lavagne solitamente utilizzati per pianificare e gestire le attività. Guide, autisti e qualunque altro tipo di lavoratore può essere definito per ciascuna attività. Tali informazioni possono poi essere usate in vari modi:
- stampare un foglio dettagliato per il trip leader o responsabile dell'attività
- calcolare i compensi per tutti i lavoratori
- creare una lavagna digitale, aggiornabile in tempo reale
- creare un'area riservata dove i lavoratori possano controllare le loro attività passate e future

Per i centri rafting, è anche prevista una speciale funzione che permette di associare automaticamente i clienti e i gruppi alle guide, pur avendo sempre la possibilità di apportare modifiche manuali.

P12. Codici di sconto

Una forte politica pubblicitaria può essere condotta tramite l'utilizzo di codici di sconto. Tali codici possono essere generati dall'amministrazione e spediti via mail agli utenti; inoltre, possono essere personalizzati, ad esempio con differenti valori in base a intervalli temporali, data di scadenza, numero minimo di prenotazioni.

Voucher

Con il supporto dei codici di sconto si possono attivare voucher stampabili e vendibili singolarmente. I clienti potranno regalare questi buoni per le attività a amici o parenti, fornendo loro un codice di sconto speciale che permetterà di prenotare senza ulteriori spese o con sconti percentuali.

P13. Supporto per la registrazione dei dati di tutti i partecipanti

Se, per qualsiasi ragione, la compagnia necessita di registrare i dati personali di tutti i partecipanti alle attività, questo plug-in consente di farlo in modo assai semplice.

Durante i passaggi della prenotazione il cliente può inserire i dati di tutti i partecipanti. Sono possibili varie configurazioni:
- i clienti devono inserire tutti i dati prima del pagamento di conferma
- i clienti che stanno prenotando per un elevato numero di persone possono inserire i dati successivamente o una volta arrivati al centro
- chi sta effettuando la prenotazione può inviare una mail a tutti i partecipanti con un link che permetta loro di inserire i propri dati
La migliore opzione deve essere definita sulla base della politica di ciascuna compagnia.

P14. Vendita foto e Video

Questo plug-in permette ai clienti di accedere al sito una volta terminata l'attività, effettuare un log-in e accedere a un'area personale dove poter vedere e acquistare le proprie foto/video. Tale funzione rappresenta uno strumento estremamente potente per l'incremento della vendita di foto ai clienti.

Requisiti

Le foto sono vendute tramite il gateway installato in ORA, quindi lo sviluppo del punto P2 è necessario. Un numero elevato di foto necessita di un server che abbia uno spazio su disco di almeno 500 GB. Ciò potrebbe richiedere un aggiornamento del contratto di web-hosting.

P15. Pick-up

Questo plug-in consente ai clienti di richiedere un pick-up prima dell'attività ad uno specifico indirizzo. In fase di prenotazione viene creato un nuovo step per chiedere al cliente se e dove, necessita di pick-up.

P16. Integrazione Social Network

Questo plug-in consente ai clienti di pubblicare la loro prenotazione su Facebook. Il cliente pubblicherà con un solo click la sua prenotazione con data, ora, tipo di attività e icona sul suo profilo per fare sapere agli amici cosa ha in programma.

Sviluppi grafici

Gli sviluppi grafici costituiscono modifiche personalizzate da apportare al sito. Ogni modifica richiede un minimo di tempo per essere effettuata, poiché oltre al suo sviluppo è necessario testarla in tutti i browser più importanti.

G1. Fatture personalizzate

Per stampare una fattura particolare, ad esempio con un formato differente, è possibile richiedere una personalizzazione delle ricevute.

G2. Grafica personalizzata per il sistema di prenotazioni

Di default ORA presenta uno sfondo bianco con testi in nero e in grigio. Titoli e bottoni sono generalmente blu o rossi. Se la grafica di base dovesse stonare con quella del sito principale, questa personalizzazione rende il sistema di prenotazioni ORA visivamente integrato con il sito principale. Stili di testo e colori di sfondo vengono modificati così da assimilarli a quelli del sito.

Il nuovo “vestito” di ORA darà ai clienti la sensazione rassicurante di rimanere nello stesso ambiente noto, anche quando saranno reindirizzati al sito di prenotazioni.

Le modifiche comprese in questa funzione riguardano solo le visualizzazioni rivolte al pubblico, mentre lato amministrazione rimane la grafica di default. Le possibili personalizzazioni riguardano colori, finestre e bordi, stili e dimensione dei testi.

Altri sviluppi personalizzati

ORA è un sito assai potente e altamente flessibile. In ogni caso, è sempre possibile richiedere sviluppi speciali per meglio rispondere alle esigenze di ogni compagnia. Tempo e costi relativi a ciascun nuovo sviluppo dovranno essere concordati con il project manager.

Lista

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